Reglement
Click here for information in ENGLISH
20.mai 2009 vedtok Studentparlamentet nytt reglement for studentaktiviteter.
Reglement for studentaktiviteter som er eller ønsker å bli medlem av Studentorganisasjonen i Agder
§ 1 Formål med studentaktiviteten
Studentorganisasjonen i Agder ønsker et levende studentmiljø, med bredde og engasjement blant alle studenter. Hensikten med studentaktiviteter er å skape sosial omgang, kontinuitet og mer samarbeid på tvers av klassetrinn, studier og fakultet ved Universitetet i Agder.
§ 2 Medlemskap
Studentaktivitetene er en del av Studentorganisasjonen i Agder (STA), og er underlagt organisasjonens vedtekter og reglement.
Studentaktivitetene kan ha moderorganisasjoner. De skal opplyses om at de på ingen måte kan overstyre aktivitetene som er medlem av STA, eller STA som organisasjon.
§ 2.1 Nye medlemskap
Nye studentaktiviteter kan søke om medlemskap i Studentorganisasjonen i Agder. For å kunne bli tatt opp som medlem i STA skal lignede tilbud ikke eksistere eller kunne tilbys av andre.
§ 2.2 Søknad
Fristen for å levere søknad om nytt medlemskap er 3 uker før påfølgende studentparlamentsmøte.
Søknad for nytt medlemskap skal inneholde det følgende; begrunnelse for medlemskap, vedtekter, liste over alle medlemmer og liste over styremedlemmer. Medlemslisten skal inneholde navn, telefonnummer, ePost, klassetrinn og studium til alle medlemmene.
Ved levering av søknad til STA skal nye studentaktiviteter ha innkalt og avholdt allmøte for opprettelse. Allmøtet skal avholdes på det studiestedet hvor studentaktiviteten opprettes. Jamfør vedlegg 1 om allmøte.
§ 2.3 Medlemmer
For at en ny aktivitet skal kunne søke om medlemskap i STA, skal den ha minimum 15 semesterregistrerte medlemmer hvorav 3 eller flere utgjør styret.
Studentaktiviteter skal være åpne for alle semesterregistrerte studenter.
§ 2.4 Linjeforeninger
Linjeforeninger må være åpne for alle semesterregistrerte studenter på det aktuelle studiet. Allmøter innkalt av linjeforeninger har anledning til å begrense stemmeretten til kun å inkludere de semesterregistrerte studentene på det aktuelle studiet.
§ 2.5 Behandling i Studentparlamentet
Studentparlamentet vurderer og eventuelt godkjenner søknader, i tillegg har de adgang til å gjøre unntak fra de overnevnte paragrafer dersom de ser det hensiktsmessig.
Studentaktiviteter, som søker medlemskap i STA, må holde et innlegg på 5 minutt til Studentparlamentet der det redegjør for hvorfor de ønsker å bli medlem.
Studentparlamentet har anledning til å stille studentaktiviteten spørsmål, før STA-styret legger frem sin innstilling. Dersom studentaktiviteten avstår fra å holde et innlegg, vil ikke Studentparlamentet realitetsbehandle søknaden.
§ 3 Rettigheter
§ 3.1 Studentsosiale midler
Studentaktiviteter, som er medlem av STA, har rett til å søke om studentsosiale midler fra Velferdstinget i Agder, som beskrevet i egne retningslinjer.
§ 3.2 Uttalelserett
Studentaktivitetene har rett til å komme med uttalelser til Studentparlamentet, Velferdstinget i Agder og på Fellesrådsmøtet, i saker som berører dem.
§ 4 Utlån av utstyr og lokaler
§ 4.1 Lokaler
Studentaktivitetene har mulighet til å låne kontorplass, oppholdsrom/samlingslokale og rom på UiA, så lenge det er gjennomførbart og i henhold til eksisterende husreglement. STA har, i samråd med husstyrene, ansvar for å fordele kontorplass, og eventuelt ledig rom/lokale om det skulle bli aktuelt.
§ 4.2 Diverse utstyr
Studentaktiviteten har mulighet til å låne bil, telefon, kopimaskin og tilgjengelig utstyr, så lenge det er praktisk gjennomforbart og i henhold til eget utstyrsreglement.
§ 5 Plikter
§ 5.1 Organisasjonskonto
Studentaktiviteten plikter å ha egen organisasjonskonto, uavhengig av eventuelle moderorganisasjoner eller andre tilknyttede organisasjoner.
§ 5.2 Vedtekter
Studentaktiviteten plikter å ha egne vedtekter. STA skal, til enhver tid, ha de oppdaterte vedtektene til studentaktiviteten. Forslag til nye vedtekter i en studentaktivitet må godkjennes av STA før de kan behandles av aktiviteten. Deretter plikter studentaktiviteten å sende de godkjente vedtektene tilbake til STA.
§ 5.3 Aktivitetsrapport
Studentaktiviteten plikter å levere aktivitetsrapport til STA, med frist 1.mai og 1. november. Aktivitetsrapporten skal leveres på et standard skjema.
§ 5.4 Møteplikt
Studentaktiviteten plikter å delta på møter innkalt av STA.
§ 5.5 Kontinuitet i medlemsmassen
Studentaktiviteten plikter å opprettholde kontinuitet i antall medlemmer. Jamfør vedlegg 2
§ 5.6. Arrangement
Studentaktiviteten plikter å ha to eller flere arrangement i semesteret. Studentaktiviteten plikter å sende en aktivitets/arrangementplan ved studiestart hvert år.
§ 5.7 Informasjon
Studentaktiviteten plikter å sørge for at STA, til enhver tid, har oppdatert kontaktinformasjon til styret i studentaktiviteten.
Studentaktiviteten plikter å holde seg oppdatert på informasjon fra STA.
§ 5.8 STATUS
Studentaktivitetene plikter å bidra med informasjon til magasinet STATUS, etter det STATUS- redaksjonen etterspør.
§ 6 Brudd på reglementet
§ 6.1 Generelt
Brudd på reglementet kan i ytterste konsekvens medføre at studentaktiviteten utestenges fra STA.
§ 6.2 Lån av utstyr
Misbruk av utstyr lånt av STA vil føre til konsekvenser for studentaktiviteten, som beskrevet i eget utlånsreglement.
§ 6.3 Aktivitetsrapport
Manglende eller mangelfull aktivitetsrapport vil kunne medføre at søknaden om studentsosiale midler ikke vil bli realitetsbehandlet, og kan i ytterste konsekvens medføre at det blir reist utestengelsesak mot studentaktiviteten. Jamfør vedlegg 2
§ 6.4 Møter i regi av STA
Manglende deltakelse på møter innkalt av STA, vil kunne medføre at søknaden om studentsosiale midler ikke vil bli realitetsbehandlet, og kan i ytterste konsekvens medføre at det blir reist utestengelsesak mot studentaktiviteten. Jamfør vedlegg 2
§ 6.5 Kontinuitet i medlemsmassen
Dersom det fremgår av aktivitetsrapporten at studentaktiviteten har under 10 semesterregistrerte medlemmer i to perioder, må studentaktiviteten selv utarbeide en konkret plan for økning av antall medlemmer, som må fremvises til STA. Jamfør vedlegg 2.
§ 6.6 Ekstraordinære tilfeller
STA-styret og Studentparlamentet, i samråd med husstyrene, kan ved grove tilfeller ilegge strengere sanksjoner (inkludert ekskludering og utestengelse) av aktiviteter og personer enn hjemlet i husordensreglene.
§ 7 Oppløsing av en studentaktivitet
§ 7.1 Generelt
En oppløsing av studentaktiviteten skal administreres av STA, i samråd med studentaktiviteten.
§ 7.2 Økonomi
Ved oppløsing av en studentaktivitet skal alle gjenværende midler tilbakeføres fondet for studentsosiale midler hos Samskipnaden i Agder (SiA), om ikke særskilte krav foreligger.
§ 7.3 Utstyr
STA har ansvar for å refordele utstyr så langt det er mulig. Utstyr som ikke kan refordeles skal selges og midlene tilbakeføres fondet for studentsosiale midler. Alt annet utstyr vil bli behandlet av STA, i samråd med SiA.
Vedtatt 20.mai 2009.
Vedlegg 1
Dette dokumentet er ment som en hjelp til eller veileding for hvordan et allmøte kan innkalles og avholdes. Vedlegget er på ingen måte en fast ramme for hvordan det skal gjøres.
Det vises til § 2.2 – Søknad, som sier; Ved levering av søknad til STA skal nye studentaktiviteter ha innkalt og avholdt allmøte for opprettelse. Allmøtet skal avholdes på det studiestedet hvor studentaktiviteten opprettes
Et allmøte skal være åpent for alle semesterregistrerte studenter ved Universitetet i Agder.
Studentaktiviteten bør innkalle til et allmøte senest 14 dager før allmøte skal avholdes. Innkallingen bør inneholde de følgende punkter:
a) Hvem som innkaller til møtet
b) Formålet med møtet
c) Sted og tid for møtet
d) Saksliste til møtet
Måter å utlyse allmøtet på kan være og:
a) Bruke plakater på de aktuelle tavler på skolen
b) Bruke lerretene på skolen
c) Informere om møtet på hjemmesiden til STA eller egen hjemmeside
Eksempler på saker som kan bli tatt på møtet:
a) Konstituering av allmøtet
b) Valg av ordstyrere/møteleder
c) Godkjenning av innkalling
d) Godkjenning av vedtekter
e) Valg av styre til aktiviteten
På Campus Gimlemoen finnes det to lerret, et i kantinen som Østsia har ansvar for og et i Vrimlehallen som universitetet har ansvar for.
Kontaktinfo Østsia: Plassjef – 381141425
Kontaktinfo universitetet: Jorfrid Meidell – 38141154
På Campus Groosveien finnes det tre lerret, et på Luftslottet som de selv har ansvar for, en infoskjerm i kantinen og en infoskjerm utenfor aud. Max. De to siste er det ekspedisjonen som har ansvar for.
Kontaktinfo Luftslottet: Plassjef -37253450
Kontaktinfo Ekspedisjonen: 37253000
Vedtatt 20.mai 2009
Vedlegg 2 – Tidslinjer
1. Manglende kontinuitet i medlemsmassen
a) Første aktivitetsrapport der medlemstallet er under 10 stk; studentaktiviteten får beskjed fra STA om at antall medlemmer må økes
b) Andre aktivitetsrapport der medlemstallet er under 10 stk; studentaktiviteten må selv komme med en konkret plan for hvordan antall medlemmer
skal økes
c) Tredje aktivitetsrapport der medlemstallet er under 10 stk; STA innkaller til et allmøte der allmøte vurderer oppløsing av studentaktiviteten
2. Manglende levering av aktivitetsrapport
a) Første gang en studentaktivitet ikke leverer aktivitetsrapport; studentaktiviteten får beskjed om at det er obligatorisk å levere, og ved neste manglende aktivitetsrapport vil deres søknad om studentsosiale midler ikke bli realitetsbehandlet av Fordelingsutvalget og Velferdstinget i Agder
b) Andre gang en studentaktivitet ikke leverer aktivitetsrapport; studentaktiviteten får en skriftlig advarsel som sier at ved neste manglende aktivitetsrapport vil det bli reist utestengelsesak mot aktiviteten
c) Tredje gang en studentaktivitet ikke leverer aktivitetsrapport; STA reiser en utestengelsesak mot studentaktiviteten, som behandles av Studentparlamentet
3. Manglende deltakelse på møter innkalt av STA
a) Første manglende deltakelse på møter innkalt av STA; studentaktiviteten får beskjed om at det er obligatorisk å delta på møter, og ved neste manglende deltakelse vil deres søknad om studentsosiale midler ikke bli realitetsbehandlet av Fordelingsutvalget og Velferdstinget i Agder
b) Andre manglende deltakelse på møter innkalt av STA; studentaktiviteten får en skriftlig advarsel som sier at ved neste manglende deltakelse vil det bli reist utestengelsesak mot studentaktiviteten.
c) Tredje manglende deltakelse på møter innkalt av STA; STA reiser en utestengelsesak mot studentaktiviteten, som behandles av Studentparlamentet.
Vedtatt 20.mai 2009
INFORMATION IN ENGLISH
On the 20 of May 2009 the Student Parliament passed new rules for the student activities.
Rules for student activities that are or wants to become a member of the Studentorganisasjonen i Agder
§ 1 The purpose of the Student Activity
Studentorganisasjonen i Agder (STA) wish to have a vibrant and active student social setting with participation among all students. The idea behind student activities is to create a social setting, continuity and cooperation across the different years, studies and faculties at the University of Agder.
§ 2 Membership
The student activities are a part of Studentorganisasjonen i Agder and is submitted to STA`s rules and regulations. The student activities are allowed to have parent companies. The parent company must be informed of the fact that it not in any way can overrule the STA – member or STA as an organization.
§ 2.1 New memberships
New student activities are able to apply for membership of the Studentorganisasjonen i Agder. To become a member of STA it is important that similar activities are not present or can be offered by others.
§ 2.2 Application
The deadline for handing in the application for new membership is 3 weeks before the subsequent meeting at the Student Parliament (SP). The application must contain: the reason for applying, regulations, a list with all members, and a list with all board members. The list with all members must contain name, telephone number, e –mail, year and study of all the members. Before handing in the application the student activity must have summoned and held an open meeting for establishment. The open meeting is to be held at the campus where the student activity is established.
Look at attachment 1 regarding open meetings
§ 2.3 Members
To apply for membership of STA the student activity must consist of a minimum of 15 semester registered members, where three or more constitutes the board. A student activity must be open to all semester registered students.
§ 2.4 Study program activities
Specific study program activities must be open to all the students at the study in question. Open meetings summoned by the study program activity is allowed to limit the right to vote to just semester registered students at the study program in question.
§ 2.5 Considerment in the Student Parliament
The Student Parliament (SP) looks at and will possibly approve applications for new membership. In addition to this they can make exceptions from the above mentioned articles when they see it appropriate.
Student activities that apply for membership in STA must hold a 5 minutes speech to SP where they state the reasons for wanting a membership of STA. Thereafter SP are allowed to ask questions before the STA-board will present its preposition. If the student activity abstains from holding a speech, the application will not be treated by SP.
§ 3 Rights
§ 3.1 Means from the Student Union
Student activities that are members of STA have the right to apply for means from Velferdstinget i Agder (VT), as described in VT`s own guidelines.
§ 3.2 The right to make a statement
The student activity has the right to make a statement to the Student Parliament, Velferdstinget i Agder and Fellesrådsmøtet in matters that concerns them.
§ 4 Loan of equipment and rooms
§ 4.1 Rooms
The student activity has the possibility to lend office space, premises and rooms at the university as long as it is possible and in accordance with the existing house rules. STA, in cooperation with the house boards, is responsible for the distribution of office space and available rooms.
§ 4.2 Equipment
The student activity has the opportunity to lend a car, a telephone, a copy machine and available equipment as long as it is possible and in accordance with the regulations for the equipment.
§ 5 Obligations
§ 5.1 Organizational bank account
The student activity is obligated to have an organizational bank account which is independent from possible parent companies or other organizations.
§ 5.2 Regulations
The student activity is obligated to have its own regulations. STA must have the updated regulations at any time. New suggestions to the regulations must be approved by STA before being treated by the student activity.
§ 5.3 Activity report
The student activity is obligated to hand in an activity report to STA with a deadline of 1 of Mai and 1 of November. The activity report must be handed in on a standard form.
§ 5.4 Compulsory attendance
The student activity is obligated to attend meetings summoned by STA.
§ 5.5 Continuity of members
The student activity is obligated to obtain a continuity of members.
Look at attachment 2 for more information
§ 5.6. Gatherings
The student activity is obligated to have two or more gatherings per semester. The Student activity is obligated to hand in a plan over gatherings to STA by the beginning of each semester.
§ 5.7 Information
The student activity is obligated to make sure that STA at any time has the updated contact information to the board of the student activity.
The student activity is obligated to be updated on any information from STA.
§ 5.8 STATUS
The student activity is obligated to contribute with information to the magazine STATUS in accordance with what the STATUS – staff asks for.
§ 6 Breech of the rules
§ 6.1 General
A breech of the rules can as an uttermost consequence lead to the student activity being excluded from STA.
§ 6.2 Loan of equipment
The misuse of equipment lend from STA will lead to consequences for the student activities, as described in STA`s own equipment regulations.
§ 6.3 Activity report
Lacking or inadequate activity report could lead to that the application for means from the Student Union will not be considered, and can as an uttermost consequence lead to a case of exclusion.
Look at attachment 2 for more information
§ 6.4 Meetings summoned by STA
If the student activity fail to attend meetings summoned by STA it could lead to that the application for means from the Student Union will not be considered, and can as an uttermost consequence lead to a case of exclusion.
Look at attachment 2 for more information
§6.5 Continuity of members
If it is evident by the activity report that the student activity has less than 10 semester registered members over two periods the student activity itself must prepare a specific plan of how to increase the members. This plan must be handed in to STA.
Look at attachment 2 for more information
§ 6.6 Extraordinary matters
If concerning aggravated causes the STA-board and the Student Parliament, in cooperation with the house boards are able to mulct stricter sanctions (including excluding and banning) of activities and persons than founded in the house regulations.
§ 7 Dissolution of a student activity
§ 7.1 General
Dissolution of a student activity must be administrated by STA in cooperation with the student activity.
§ 7.2 Financial matters
With dissolution of a student activity all existing means must be paid back to the fund for means from the Student Union, except when there are existing demands.
§ 7.3 Equipment
STA is responsible for redistributing the equipment as far as possible. Equipment that can not be redistributed must be sold and the money paid back to the fund for means from the Student Union. All other equipment will be dealt with by STA in cooperation with Samskipnaden i Agder.
Passed on 20 of May 2009
Attachment 1
This document is meant as a help or tutoring in how an open meeting can be summoned and held. The attachment is not in any way a guideline on how to do it.
It is referred to § 2.2 – application that states: Before handing in the application the student activity must have summoned and held an open meeting for establishment. The open meeting is to be held at the campus where the student activity is established.
An open meeting must be open for all semester registered students at the University of Agder.
The student activity should summon to the open meeting at least 14 days before the meeting is to be held. The summons should contain the following:
a) Who the summons is from
b) The purpose of the meeting
c) Place and time for the meeting
d) Agenda for the meeting
Ways of announcing the open meeting can be:
a) Use posters on the university’s notice boards
b) Use the university’s screens
c) Give information on STA`s home page or the student activity’s own home page
Examples of matters that can be addressed at the open meeting:
a) Constitution of the open meeting
b) Election of a moderator
c) Approve the summons
d) Approve the regulations
e) Election of the board of the student activity
At Campus Gimlemoen in Kristiansand there are two screens. One screen is Østsia responsible for and is placed in the cantina and one is the university responsible for and is placed in Vrimlehallen.
Contact Østsia – 381141425
Contact the university: Jorfrid Meidell – 38141154
At Campus Groosveien in Grimstad there are three screens. One is Luftslottet responsible for and is placed in Luftslottet; the other two is the university responsible for and is placed in the cantina and outside aud.Max.
Contact Luftslottet: 37253450
Contact the university: 37253000
Passed on the 20 of Mai 2009
Attachment 2 – Timelines
1. Lacking of continuity of members
a) The first activity report where the number of members is below 10: The student activity is told by STA to increase the number of members
b) The second activity report where the number of members is below 10: The student activity must hand in a specific plan on how they plan to increase the number of members
c) The third activity report where the number of members is below 10: STA will summon to an open meeting where the open meeting considers dissolution of the student activity
2. Lacking of handing in a activity report
a) The first time a student activity does not hand in a activity report; The student activity will be notified about the fact that the activity report is obligatory and if the next report is missing their application for means from the Student Union will not be treated by Fordelingsutvalget and Velferdstinget i Agder
b) The second time a student activity does not hand in a activity report; The student activity receive a written warning that states that if the next activity report is missing a case of excludement will be raised against the student activity
c) The third time a student activity does not hand in a activity report: STA will raise a case of excludement towards the student activity and this will be treated by the Student Parliament (SP)
3. Lacking of participation at meetings summoned by STA
a) The first lacking of attendance at meetings summoned by STA; The student activity will be notified about the fact that it is obligatory to attend meetings summoned by STA and if they do not attend the next meeting their application for means from the Student Union will not be treated by Fordelingsutvalget and Velferdstinget i Agder
b) The second lacking of attendance at meetings summoned by STA ; The student activity receive a written warning that states that if they do not attend the next meeting a case of excludement will be raised against the student activity
c) The third lacking of attendance at meetings summoned by STA; STA will raise a case of excludement towards the student activity and this will be treated by the Student Parliament (SP)
Passed on the 20 of Mai 2009